9 Tips en tricks voor gebruikers in OpenLucius | Een Drupal social intranet

08 mrt 2017

Joris Snoek - Project lead
Vragen? Let me know!
020 - 261 14 99

Eerder publiceerde we 17 tips en trick voor OpenLucius gebruikers die goed ontvangen werd door OpenLucius gebruikers, dit vervolg kon niet uitblijven.

Het gebruik van standaard functies in OpenLucius is meestal snel duidelijk: bijvoorbeeld het toevoegen van groepen, leden, taken, berichten, bestanden, mappen en boek pagina's.

OpenLucius maakt communicatie en projecten gestructureerd, kalmer en slimmer; het brengt alles en iedereen bij elkaar, waardoor je werk gedaan krijgt. We hebben OpenLucius open source vrijgegeven als Drupal distributie.

Tevens zijn er allerlei handige extra functies in OpenLucius die het werken erin leuker en makkelijk maken, maar iets minder voor de hand liggen:

1. Direct messages uitzetten voor klanten

Voor één-op-één berichten tussen twee personen zijn er ‘Directe berichten' mogelijk. Hierin kunnen mensen op een chat-achtige manier korte berichtjes uitwisselen:

Enkele gebruikers wilden deze functie alleen voor interne medewerkers inzetten; deze functie dus niet inschakelen voor hun klanten waarmee ze bijvoorbeeld samenwerken aan projecten in OpenLucius.

Om 'Direct messages' uit te zetten voor klanten: ga naar 'Instellingen' -> 'Notificatie instellingen' en vink uit: ‘Zet directe berichten aan voor klanten’.

2. Standaard apps en volgorde bij aanmaken groep

Elke organisatie gebruikt OpenLucius op zijn uniek eigen manier, bijvoorbeeld als:

  • Social intranet
  • Project management systeem
  • Helpdesk voor klanten
  • Documentatie systeem (wiki)
  • Bestandsbeheer

Zodoende is het handig dat zodra iemand een nieuwe ‘Groep’ aanmaakt meteen de gewenste standaard apps ingeschakeld staan, in optimale volgorde. Dit kan onder ‘Instellingen’ -> ‘App configuration’:

3. Externe mensen e-mailen

Er zal nog genoeg communicatie zijn met externe mensen die niet meewerken in jouw social intranet OpenLucius. Maar je wilt wel graag de communicatie met deze mensen documenteren en goed vindbaar maken voor iedereen in jouw teams. Denk aan:

  • Samenwerken aan een offerte: potentiële klant is nog niet toegevoegd in OpenLucius.
  • Samenwerken met een leverancier.
  • Hardnekkige klanten, die vasthouden aan e-mail en cc-tereur.

Constant kopiëren en plakken van die ‘externe e-mails’, dat wordt je al snel helemaal zat. Daarom kan je in OpenLucius makkelijk externe mensen e-mailen bij alle communicatie -via een bericht, taak, event, document, boekpagina of reactie:

Vervolgens wordt netjes gelogd welke externe e-mails zijn verstuurd:

Ter info: als je de ‘e-mail integratie’ module ingeschakeld hebt staan, dat is het mogelijk om replies die externe mensen sturen op deze e-mail meteen als reactie te laten plaatsen.

5. Users blokkeren

Wil je dat mensen niet meer kunnen inloggen omdat zij uit dienst zijn, of een project is afgelopen? Dan kan je deze eenvoudig blokkeren, hierdoor blijft hun aangemaakte content wel bestaan.

Vanuit betreffende gebruikersdashboard, ’wijzig’ de gebruiker:

Kies voor ‘geblokkeerd’ en sla op:

6. Je eigen takenboard

Werk gefocust aan je eigen taken via het persoonlijke takenboard: dit board verzameld al jouw taken uit alle groepen waar je lid van bent. Tevens is het mogelijk direct te filteren op groep in dit persoonlijke Kanban board:

7. Lege map = ander icoon

OpenLucius bevat een app voor makkelijk bestandsbeheer binnen jouw teams waarin allerlei handige functies opgenomen, zoals direct zien dat een map leeg is:

8. Direct de context van een bestand zien

Een bestand heeft altijd context: het hoort bijvoorbeeld bij een bericht, een taak, een document, een reactie, een e-mail, etc. Het is handig om meteen de context van een bestand te zien.

Binnen OpenLucius kan je overal bestanden toevoegen: in berichten, taken, events, boekpagina’s en reacties. Vervolgens staan al deze bestanden opgesomd in de app ‘Bestanden’. Je kunt zien waar een bepaald bestand geüpload was:

9. Takenlijsten archiveren

Binnen groepen kan je takenlijsten aanmaken, waarmee je taken kan groeperen en prioriteren. Zo’n takenlijst kan gearchiveerd worden, waardoor je je actuele werkscherm relevant houdt:

That’s all folks

Dat was het voor nu: 9 tips en tricks die je dagelijkse werkleven een makkelijk maken. Volgende maand weer een tips en tricks, so stay tuned!

Nóg meer
kennis nodig?

Check ons ons blog archief.

Digitale strategie en realisatie

Bel ons op 020 - 261 14 99, mail op hallo@luciuswebsystems.nl, of stuur een bericht: